Хватит повторять: как создавать инструкции, которые экономят ваше время

«Можешь еще раз показать, как это сделать?» — если вы слышите этот вопрос слишком часто, у вас проблема. Но решение есть, и оно проще, чем кажется. Пора перестать быть ходячей справкой и начать создавать инструкции.

Это не бюрократия, а умный способ инвестировать свое время.

Сигнал к действию: когда нужна инструкция?

Главный индикатор прост: если вы объясняете что-то во второй раз, запишите это. Третий раз — это уже потерянное время, которое можно было потратить на что-то более важное.

Это касается чего угодно:

Настройка рабочего окружения.
Процесс деплоя проекта.
Правила оформления коммитов.
Работа с админ-панелью.
Заполнение отчетов.

Любой повторяющийся процесс — кандидат на создание инструкции.

Почему это так важно?

Экономия вашего времени. Самый очевидный плюс. Один раз написанная инструкция сэкономит вам десятки часов в будущем.
Повышение автономности команды. Коллеги смогут находить ответы на вопросы самостоятельно, не отвлекая вас. Это развивает их независимость и уверенность в своих силах.
Снижение количества ошибок. Четкие, пошаговые инструкции уменьшают вероятность того, что кто-то что-то сделает не так.
Упрощение онбординга. Новый сотрудник сможет быстрее войти в курс дела, имея под рукой базу знаний.
Стандартизация процессов. Все в команде будут выполнять задачи одинаково, что повышает предсказуемость и качество результата.

Какой формат выбрать: текст или видео?

Выбор зависит от сложности задачи и предпочтений вашей аудитории.

Текстовые инструкции — быстро и удобно

Плюсы:

Быстро создавать и редактировать. Легко вносить правки и обновления.
Легко искать. По тексту можно быстро найти нужный фрагмент с помощью поиска (Ctrl+F).
Удобно копировать. Можно скопировать команды для терминала или фрагменты кода.

Идеально для:

Технических гайдов (команды, код).
Чек-листов.
Описания процессов, где важна последовательность шагов.

Видеоинструкции — наглядно и понятно

Плюсы:

Максимальная наглядность. Идеально для демонстрации работы с интерфейсами.
Проще для восприятия. Некоторым людям легче один раз увидеть, чем сто раз прочитать.

Идеально для:

Обзоров функционала программ.
Демонстрации сложных процессов в UI.
Задач, где много кликов и визуальных элементов.

Совет: часто лучшим решением является комбинация. Например, текстовая инструкция со скриншотами или короткими GIF-анимациями.

Как создать инструкцию, которой будут пользоваться?

Пишите просто и понятно. Избегайте сложного жаргона. Представьте, что пишете для человека, который видит это впервые.
Структурируйте. Используйте заголовки, списки, выделение жирным. Разделяйте длинный процесс на короткие, логичные шаги.
Добавляйте визуал. Скриншоты, схемы, GIF-анимации творят чудеса. Инструменты вроде Monosnap или Giphy Capture вам в помощь.
Держите инструкции в одном месте. Это может быть Confluence, Notion, Google Docs или просто папка в репозитории. Главное, чтобы все знали, где их искать.
Обновляйте их. Устаревшая инструкция хуже, чем ее отсутствие. Назначьте ответственного или договоритесь в команде регулярно проверять актуальность.

Заключение

Перестаньте быть узким местом для вашей команды. Начните документировать повторяющиеся процессы. Каждая созданная инструкция — это ваш вклад в эффективность, спокойствие и масштабируемость всей команды.

В следующий раз, когда вас попросят что-то объяснить, не спешите отвечать. Вместо этого скажите: «Отличный вопрос! Сейчас сделаю инструкцию и пришлю ссылку».